수십 조원 규모의 지방세와 공공 부문 요금의 상당부분이 종이고지서를 통해서 납부되고 종이영수증 발행도 매년 수백억 건에 달하고 있다. 이를 전자문서로 대체할 경우 인쇄와 문서 확인 절차가 단축돼 업무효율을 혁신적으로 개선할 수 있다는 지적이다.

7일 한국인터넷진흥원(KISA)과 과학기술정보통신부가 서울 삼성동 코엑스 그랜드볼룸에서 개최한 ‘2017 전자문서 콘퍼런스’에서는 종이문서로 인해 낭비되는 사례와 전자문서 대체 가능성에 대한 전문가 발표가 있었다.

전운호 LG CNS 부장은 스마트 고지‧납부 서비스에 대해 발표했다. 전 부장에 따르면 지방자치단체가 부과하는 지방세(재산세, 자동차세, 주민세, 면허세, 취등록세)와 세외수입(과태료, 상하수도, 환경부담금, 대관료)을 수령하기 위해 종이고지서를 우편으로 발송하고 있다. 이를 통해 납부되는 금액은 80조 원에 달한다.

지자체 외에도 학교(7조6000억 원), 경찰청 교통범칙금(8000억 원), 건강보험공단 지역건강보험료(7조6000억 원), 한국도로공사 통행료 미납금(260억 원) 등이 종이고지서로 납부되고 있다. 전 부장은 “고지서 발송 우편료가 평균 360원으로 인구 10만 명의 소도시의 고지서 우편료만 한 달에 3600만 원에 이른다”고 말했다. 

이는 한 달에 1번 발행을 기준으로 한 것이고 다양한 세금과 요금 등을 납부하는 현실과 인쇄비용 등을 감안하면 실제 들어가는 돈은 더 많다. 종이고지서를 받은 시민들의 납부 패턴 역시 방문납부가 60%에 이르는 등 고지와 수납 자체의 프로세스도 복잡하다. 

정 부장은 대안으로 ‘스마트 수납 서비스’를 제시했다. 종이고지서를 통해 납부하는 고지납부 업무 전반을 완전히 디지털화로 전환, 전자문서로 고지하고 온라인 결제로 수납하는 방식이다. 

실제 서울시는 ‘서울시 STAX’ 애플리케이션을 제공하고 있다. 앱을 통해 지방세를 고지하고 카카오페이와 위비톡, 다양한 앱카드 등으로 세금을 납부하는 기능을 갖췄다.

경기도에서도 스마트고지 사업을 추진하고 있다. 경기도는 서울시와는 다르게 카카오톡 등 기존 SNS채널을 통해 고지하고 납부를 받는 방식을 추진 중이다.

종이문서 줄여서 업무 혁신

이날 행사에서는 실제 종이문서를 줄여 업무 혁신을 추진한 사례도 발표됐다. 신한은행은 전자문서를 활용한 ‘디지털 창구’를 통해 비용을 절감하고 업무 프로세스를 혁신적으로 개선했다고 설명했다.

디지털 창구는 영업점 방문고객이 창구에서 작성하던 종이문서 대신 태블릿 PC를 통해 전자문서에 작성하도록 개선한 시스템이다. 

기존 창구 업무는 ‘종이서식작성 -> 업무처리(수기) -> 수기결제 -> 자점감사(문서 정합성 점검) -> BPR발송(지점 전체 문서 물류 중앙센터로 발송) -> 센터스캔 -> 서고보관 ->문서반출 및 폐기’ 등 총 8단계로 진행지만 디지털 창구는 ‘전자문서 작성과 업무처리가 동시에 이뤄지고 바로 전용 서버에 보관해 디지털 결재와 자점감사로 이어지는 4 단계만 거치면 된다. 

이를 통해 은행은 마감업무를 효율화하고 상담에 집중하며 비용절감의 효과까지 얻을 수 있다.  소비자 역시 처리시간 단축과 편의성 증대, 보안성 강화 혜택을 누릴 수 있다.

한동영 신한은행 스마트혁신센터 부부장은 “소비자들은 자연스럽게 디지털화된 창구나 업무에 적응하고 있지만 오히려 은행 창구는 디지털 사각지대”라며 “전자문서 도입으로 대면업무가 크게 개선됐다”고 말했다. 

이마트는 모바일로 영수증을 보내는 ‘종이영수증 없는 점포’ 사례를 소개했다. 이마트는 2014년 모바일영수증 시스템을 구축하고 소비자가 직접 종이영수증 미출력을 결정하는 ‘미출력 설정 서비스’를 지난해 개발했다. 올해부터는 이마트뿐만 아니라 신세계 모든 계열사가 종이영수증 없애기에 참여하도록 했다. 

김동혁 이마트 과장은 “2015년 기준 우리나라 종이영수증 연간 발행량은 310억 건, 발행비용은 2500억 원이지만 총 발행량의 65%가 즉시 버려지고 있다”면서 “모바일영수증으로 패러다임을 전환하면 영수증 발행 비용 절감은 물론 수십만 그루의 나무를 베지 않는 친환경 경영을 이룰 수 있다"고 말했다. 

[테크M = 김태환 기자(kimthin@techm.kr)]